10 sai lầm thường gặp trong lãnh đạo, quản lý

 

 

Đào tạo kỹ năng lãnh đạo, Đào tạo kỹ năng huấn luyện nhân viên

 

 

Cách thức tránh những sai lầm phổ biến

Kinh nghiệm là cụm từ mà mọi người hay nhắc đến mỗi khi họ mắc phải sai lầm” – Oscar Wilde.

Có nhiều ý kiến cho rằng bạn sẽ học được nhiều từ những sai lầm của chính mình. Tuy nhiên, việc tránh những sai lầm không đáng có dù sao cũng tốt hơn là mắc sai lầm.

Theo bài viết này, chúng ta sẽ phân tích 10 sai lầm thường gặp trong quá trình lãnh đạo và quản lý, đồng thời nhấn mạnh đến cách thức giúp bạn tránh những sai lầm. Việc bạn trau dồi kiến thức này sẽ giúp bạn tránh được những vấn đề rắc rối phát sinh sau này.

Sarah là một nhân viên bán hàng giỏi, nhưng cô ấy có một thói quen là trả lởi điện thoại thiếu sự chuyên nghiệp. Cấp trên của cô biết điều này, và ông ấy dự định sẽ góp ý vào buổi đánh giá hiệu suất công việc của cô ấy. Tuy nhiên tiếc rằng cho đến khi cô ấy được nhắc nhở về vấn đề này thì cô ấy đã mất quá nhiều khách hàng tiềm năng.

Công ty Ken Blanchard Companies đã tiến hành khảo sát trên 1,400 giám đốc điều hành và kết luận rằng việc thiếu thông tin phản hồi là lỗi thường gặp nhất mà các nhà lãnh đạo hay mắc phải. Khi bạn đưa thông tin phản hồi cho người khác không kịp thời, cũng đồng nghĩa với việc người đó mất đi cơ hội để cải thiện hiệu suất làm việc hiệu quả hơn.
Để tránh những lỗi này, bạn cần hiểu cách thức để đưa thông tin phản hồi thường xuyên và kịp thời cho các thành viên trong nhóm.

Khi bạn là 1 người quản lý hay lãnh đạo, bạn sẽ đối mặt với khối lượng công việc đồ sộ của chính bạn nên bạn không có nhiều thời gian hỗ trợ và liên kết với nhóm.

Khi bạn có dự án, bạn và mọi người sẽ tiến hành thực hiện dự án đó. Nhưng nếu các thành viên trong nhóm đến gặp bạn, trong khi bạn quá bận và không có thời gian trao đổi hay giúp đỡ họ khi họ cần bạn. Lúc đó, họ sẽ không biết cần làm gì và họ cũng không có sự hỗ trợ cần thiết giúp họ đạt được mục tiêu chung.

Để tránh mắc sai lầm bạn hãy lập một bảng kế hoạch thời gian cụ thể, theo đó mọi người có thể chủ động tới gặp bạn và liên hệ với bạn. Bạn cũng nên học cách lắng nghe mọi người để hiểu nguyện vọng mong muốn của họ. Ngoài ra, bạn cũng nên phát triển thêm về trí tuệ cảm xúc (emotional intelligence) giúp bạn nhận thức về nhu cầu của các thành viên trong nhóm tốt hơn, từ đó sử dụng thời gian hiệu quả hơn và các thành viên cũng sẽ hiểu rõ thời điểm nào họ có thể yêu cầu sự giúp đỡ của bạn. Bạn có thể tham khảo thêm tài liệu “Management By Walking Around” – sẽ giúp bạn giữ được sự kết nối với các thành viên trong nhóm.

Với vai trò là nhà lãnh đạo hay nhà quản lý, bạn nên đặt yếu tố con người và thành viên của nhóm lên hàng đầu, thật ra tinh thần lãnh đạo chung quy lại cũng về yếu tố con người.

Một trong những thành viên trong nhóm đã hoàn thành xong một dự án quan trọng. Vấn đề là anh ta có sự nhầm lẫn về vấn đề kỹ thuật, và bạn đã không quan tâm nhiều đến quá trình anh ta thực hiện. Dẫn đến khi anh ta làm sai yêu cầu của dự án, bạn đang phải đối mặt với sự giận dữ của khách hàng.

Nhiều nhà lãnh đạo muốn tránh việc quản lý can thiệp quá sâu và quá trình làm việc của nhân viên (micromanagement). Nhưng việc sử dụng cách thức trái ngược (quản lý theo kiểu để nhân viên tự do thực hiện theo cách của họ) cũng không hẳn là cách hay – bạn cần có sự cần bằng giữa hai yếu tố đó.

Bạn có thể tham khảo thêm tài liệu Laissez Faire versus Micromanagement sẽ giúp bạn tìm ra sự cân bằng cho chính mình.

Hầu hết chúng ta đều muốn bản thân thân thiện hơn khi tiếp xúc với mọi người trong nhóm. Kết quả là mọi người cảm thấy vui vẻ và hài lòng khi làm việc với cấp trên. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta cũng đối mặt với việc đưa ra những quyết định cứng rắn đối với các thành viên. Việc bạn quá thân thiện với họ có thể sẽ làm cho họ cảm thấy mối quan hệ này dường như là một lợi thế của họ so với người khác.

Đây không có nghĩa là bạn không nên hòa nhập với mọi người. Nhưng, bạn cần phải cân bằng giữa vai trò một người bạn và một người sếp.

Bạn có thể tránh sai lầm này thông qua tài liệu “Now You’re the Boss” sẽ giúp bạn thiết lập được ranh giới giữa bạn và nhân viên một cách rõ ràng hơn.

ky-nang-lanh-dao
ky-nang-lanh-dao

Khi các thành viên trong nhóm không có mục tiêu rõ ràng, họ sẽ phải loay hoay lúng túng trong suốt cả ngày làm việc của mình . Họ không thể nào làm việc với hiệu suất cao nếu họ không có ý tưởng về kết quả mục tiêu mà họ hướng đến, hoặc ý nghĩa từ công việc của họ. Họ cũng không thể ưu tiên cho khối lượng công việc của họ một cách hiệu quả, có nghĩa là các dự án, nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự sai.

Để tránh những sai lầm này, bạn có thể tham khảo một số tài liệu hướng dẫn về việc thiết lập mục tiêu như:
– SMART goals
– Team Charter
– Management by Objectives

Bạn có biết động lực thực sự thúc đẩy các thành viên trong nhóm của bạn không?

Nhiều nhà lãnh đạo mắc sai lầm khi cho rằng nhóm của họ làm việc chủ yếu vì tiền thưởng. Tuy nhiên, ngoài tiền ra thì còn có nhiều yếu tố khác thúc đẩy họ làm việc nữa.

Ví dụ, với những người tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống họ sẽ cảm thấy có nhiều động lực bởi những ngày được phép làm việc từ xa hoặc thời gian làm việc linh hoạt. Những người khác lại tìm thấy động lực cho bản thân thông qua những yếu tố như thành tích, trách nhiệm, sự khen ngợi, hoặc sự gắn bó với công ty hay đồng nghiệp.

Để tìm hiểu thêm về điều gì thực sự thúc đẩy nhân viên của mình, bạn có thể đọc thêm các tài liệu như:
– McClelland’s Human Motivation Theory
– Theory X and Theory Y
– How Good Are Your Motivation Skills?

 

Khi nhóm của bạn có quá nhiều việc, và cần thêm người để giải quyết khối công việc. Tuy nhiên việc vội vàng tìm một người để lấp váo chỗ trống đó có thể gây nên những sai lầm tai hại.

Khi tuyển dụng vội vàng, bạn có thể tuyển phải người không phù hợp: người không có tinh thần hợp tác, không có tài hoặc không có tiềm năng. Họ cần được đào tạo lại, và có thể ảnh hưởng đến những người khác trong nhóm. Với việc chọn sai người, bạn sẽ lãng phí thời gian và nguồn lực nếu công việc không đạt kết quả tốt. Tồi tệ hơn là các thành viên còn lại sẽ cảm thấy khó chịu và thất vọng.

Bạn có thể tránh những sai lầm này bằng cách tìm hiểu về cách tuyển dụng hiệu quả, và đặc biệt cẩn trọng khi tuyển một người vào nhóm.

Nếu bạn thực hiện cuộc gọi điện thoại cá nhân trong giờ làm việc, hoặc nói xấu giám đốc điều hành, bạn có hy vọng nhân viên sẽ không làm như vậy không? Có lẽ là không!

Là một nhà lãnh đạo, bạn cần xây dựng một hình tượng cho nhóm của mình. Có nghĩa là, nếu nhân viên về muộn thì bạn cũng nên ở lại để hỗ trợ họ. Hoặc nếu có quy định không được ăn trên bàn làm việc, thì mỗi ngày bạn nên làm gương bằng cách mỗi ngày đều xuống phòng ăn dùng bữa. Cũng như tùy vào thái độ của bạn, nếu bạn có suy nghĩ tiêu cực thì bạn không thể mong đợi người khác không có suy nghĩ tiêu cực được.

Vì vậy nhớ rằng, nhóm của bạn lúc nào cũng trông chờ vào bạn. Nếu bạn muốn điều chỉnh hành vi của họ, hãy bắt đầu với chính bạn, họ sẽ làm theo bạn.

Một số nhà quản lý sẽ không giao việc bởi vì họ cảm thấy sẽ không có ai ngoài bản thân họ có thể làm tốt công việc. Vấn đề này có thể gây trì trệ trong công việc, bản thân họ cũng trở nên căng thẳng và khó chịu.

Giao việc đòi hỏi sự nỗ lực nhiều hơn của người quản lý, thật khó để có thể tin tưởng nhóm sẽ làm việc một cách chính xác. Nhưng nếu bạn không thật sự giao việc, bạn sẽ không bao giờ có được cái nhìn rộng và bao quát khác từng làm như hầu hết các nhà lãnh đạo hay quản lý. Hơn thế nữa, bạn sẽ thất bại trong việc phát triển con người cũng như họ có thể gây áp lực cho bạn.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể tham khảo thêm một số tài liệu sau:
– How Well Do You Delegate?
– Successful Delegation
– The Delegation Dilemma.

Một khi bạn trở thành một nhà lãnh đạo hay một quản lý, trách nhiệm của bạn sẽ rất khác so với trước đây.

Tuy nhiên, đôi khi bạn cũng sẽ quên mất vai trò của bạn đã thay đổi, và hiện tại bạn cần phải biết cách sử dụng những kỹ năng khác nhau sao cho hiệu quả. Bạn không chỉ làm những công việc của chính bạn mà còn làm công tác lãnh đạo và quản lý.

Các tài liệu tham khảo như “Now You’re The Boss” & “From Technical Expert to Manager” sẽ cung cấp nhiều thông tin về những kỹ năng cần thiết giúp bạn phát triển và trở thành nhà quản lý có hiệu quả. Dù kỹ năng của bạn có tốt như thế nào đi chăng nữa thì việc chỉ dựa vào một kỹ năng nào đó cũng sẽ không mang lại kết quả như bạn mong muốn.

Tóm lại

Ai trong chúng ta cũng đều phạm sai lầm, và đây là một vài sai lầm đặc biệt thường gặp của những nhà lãnh đạo và nhà quản lý, bao gồm việc không cung cấp tốt thông tin phản hồi, không can thiệp nhiều, giao việc không hiệu quả, và nhầm lẫn về vai trò của bạn.

Sai lầm là một cơ hội để chúng ta học tập. Nhưng việc dành thêm thời gian để có thể nhận biết và tránh những sai lầm thường gặp đó cũng sẽ giúp bạn thành công hơn, và bạn sẽ được đánh giá cao hơn trong nhóm của mình.

Nguồn: http://www.mindtools.com/pages/article/leadership-mistakes.htm#sthash.sjwYuKaj.dpuf



Leave a Reply